Klantdocumenten die jaren na ondertekening nog standhouden
Een opdrachtbevestiging die je deze maand ondertekent, doet er misschien pas weer toe als een klant over drie jaar wordt gecontroleerd - en precies dan wordt een gescand PDF-document zonder echt spoor een probleem. Asignu geeft boekhoud- en accountancykantoren in heel Europa een manier om klantdocumenten digitaal te ondertekenen die nog standhoudt als iemand er echt naar gaat kijken.
Minder tijd achter handtekeningen aan. Meer tijd factureren.
Je bent geen accountant geworden om achter handtekeningen aan te jagen. Elke opdrachtbevestiging die geprint, ondertekend, gescand en opnieuw opgeslagen wordt, is tijd die je niet factureert - en elke klant die op afstand werkt of over de grens zaken doet, maakt van een natte handtekening een klein logistiek project in plaats van een formaliteit. Tegelijk draait jouw vak op dossiers die jarenlange wettelijke bewaartermijnen moeten doorstaan. Je hebt iets nodig dat sneller is dan papier vandaag, en toch nog verdedigbaar is lang daarna.
De scan-en-archiveer-cyclus die nooit echt stopt
Stel je de gebruikelijke cyclus voor: je stelt de opdrachtbevestiging op, mailt hem als PDF, de klant print hem, ondertekent hem, scant hem terug - slecht, scheef, half leesbaar - en het bestand belandt in een map genaamd “Ondertekend 2024 v2 DEFINITIEF”. Vermenigvuldig dat met elke klant, elk jaar, elke machtiging ertussenin. Stel je nu voor dat een belastingdienst of accountant achttien maanden later precies wil weten wanneer dat document is ondertekend en door wie. Een gescande handtekening beantwoordt geen van beide vragen overtuigend.
Vervang de printer door een link
Asignu vervangt die cyclus door een link. Je klant opent hem, verifieert zijn identiteit op de manier die het document vereist, ondertekent, en klaar - geen printer, geen scanner, geen “final_v2”-bestanden. Achter elke handtekening staat een compleet, tijdgestempeld dossier: wie heeft ondertekend, vanaf waar, met welke verificatiemethode, en bewijs dat het document sindsdien niet is gewijzigd. Als de vraag ooit achttien maanden later komt, ligt het antwoord al klaar in het audit trail, niet in iemands geheugen.
Gemaakt voor documenten die er later toe doen, niet alleen vandaag
Accountancy is een van de weinige beroepen waarin het belang van een document vaak pas piekt lang nadat het is ondertekend. Wettelijke bewaartermijnen in de EU betekenen dat klantdossiers jarenlang bewijsbaar moeten blijven - niet alleen bewaard, maar ook verdedigbaar. En je klanten verwachten steeds vaker hetzelfde digitale gemak van jou als van hun bank of energieleverancier; een kantoor dat nog papier opstuurt om te laten ondertekenen, valt op om de verkeerde redenen.
Wat is inbegrepen
Vier punten voor deze sector. De kaartweergave houdt zijn vorm bij elk aantal tussen twee en zes.
Onbeperkt Advanced Electronic Signatures (AES), inbegrepen in elk pakket - onderteken elke opdrachtbevestiging en machtiging zonder een rekening per handtekening die meegroeit met je klantenbestand
Qualified Electronic Signatures (QES) beschikbaar voor de specifieke opdrachten of rechtsgebieden waar het hoogste niveau van juridische zekerheid vereist is
Een compleet, exporteerbaar audit trail bij elk document - het dossier dat je paraat wilt hebben als een handtekening ooit ter discussie staat, niet een dat je moet reconstrueren
Data gehost in de EU, gebouwd met de AVG in gedachten, passend bij de gevoeligheid van financiële gegevens
Vragen van boekhoudkantoren
Staat je vraag er niet bij? Neem contact op met ons team. We reageren binnen 24 uur.
Verstuur deze week je eerste opdrachtbevestiging
Onbeperkt Advanced Electronic Signatures, EU-hosting en een volledig audit trail vanaf dag één.