Documentos de clientes que continuam válidos anos depois de assinados
Uma carta de compromisso que assina este mês pode só voltar a ser relevante quando um cliente for auditado daqui a três anos - e é precisamente nesse momento que um PDF digitalizado sem rasto real se torna um problema. A Asignu dá aos gabinetes de contabilidade em toda a Europa uma forma de assinar documentos de clientes digitalmente que continua válida quando alguém realmente vai investigar.
Menos tempo a correr atrás de assinaturas. Mais tempo a faturar.
Não entrou na contabilidade para andar atrás de assinaturas. Cada carta de compromisso impressa, assinada, digitalizada e arquivada de novo é tempo que não está a faturar - e cada cliente a trabalhar remotamente ou noutro país transforma a assinatura manuscrita num pequeno projeto logístico em vez de uma formalidade. Ao mesmo tempo, a sua profissão assenta em registos que precisam de sobreviver a anos de prazos legais de conservação. Precisa de algo mais rápido do que o papel hoje, e ainda assim defensável muito depois de hoje.
O ciclo de digitalizar e arquivar que nunca acaba de facto
Imagine o ciclo habitual: redige a carta de compromisso, envia-a por email como PDF, o cliente imprime-a, assina-a, digitaliza-a de volta - mal, torta, meio ilegível - e ela acaba numa pasta chamada “Assinado 2024 v2 FINAL”. Multiplique isso por cada cliente, cada ano, cada autorização pelo meio. Agora imagine uma autoridade fiscal ou um auditor a perguntar, dezoito meses depois, exatamente quando esse documento foi assinado e por quem. Uma assinatura digitalizada não responde de forma convincente a nenhuma das duas perguntas.
Substitua a impressora por uma ligação
A Asignu substitui esse ciclo por uma ligação. O seu cliente abre-a, verifica a sua identidade da forma que o documento exige, assina, e está feito - sem impressora, sem digitalizador, sem ficheiros “final_v2”. Por trás de cada assinatura existe um registo completo e datado: quem assinou, a partir de onde, com que método de verificação, e prova de que o documento não foi alterado desde então. Se a pergunta surgir daqui a dezoito meses, a resposta já está no registo de auditoria, não na memória de alguém.
Feito para documentos que importam mais tarde, não só hoje
A contabilidade é uma das poucas profissões em que a importância de um documento muitas vezes atinge o pico muito depois de ser assinado. As regras legais de conservação em toda a UE exigem que os registos de clientes se mantenham comprováveis durante anos - não apenas guardados, mas defensáveis. E os seus clientes esperam cada vez mais a mesma comodidade digital que já têm com o seu banco ou com o fornecedor de eletricidade; um gabinete que ainda envia papel para assinar destaca-se pelas razões erradas.
O que está incluído
Quatro pontos para este setor. A grelha de cartões mantém a sua forma com qualquer número entre dois e seis.
Assinaturas Eletrónicas Avançadas (AES) ilimitadas, incluídas em todos os planos - assine todas as cartas de compromisso e autorizações sem uma fatura por assinatura que cresce com a sua carteira de clientes
Assinaturas Eletrónicas Qualificadas (QES) disponíveis para os trabalhos ou jurisdições específicas onde é exigido o nível máximo de certeza jurídica
Um registo de auditoria completo e exportável em cada documento - o registo que gostaria de ter em mãos se uma assinatura for alguma vez questionada, não um que teria de reconstruir
Dados alojados na UE, criados a pensar no RGPD, adequados à sensibilidade dos registos financeiros
Perguntas de gabinetes de contabilidade
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